Wat houdt compliance-automatisering precies in? Waarom is het belangrijk voor bedrijven? En wat zijn de werkelijke voordelen ervan?
Wat is compliance-automatisering?
Naleving gaat over het naleven van het beleid dat je zelf hebt opgesteld. Of misschien wel op basis van eisen die externe partijen aan jou stellen. Het kan ook een informatiebeveiligingskader zijn waaraan u wilt voldoen.
Automatisering gaat over het automatiseren van die processen waarmee u ervoor zorgt dat dat beleid wordt nageleefd.
Het belang van compliance-automatisering voor bedrijven
Nalevingsautomatisering is belangrijk voor bedrijven omdat de eisen toenemen. Zowel extern als intern vinden bedrijven het steeds belangrijk dat informatie binnen een bedrijf goed beveiligd is.
Hiertoe stellen bedrijfsbeleid op dat moet worden nageleefd. En al die steekproefsgewijze controles om te controleren of uw beleid wordt nageleefd, nemen steeds meer tijd in beslag. En het wordt steeds foutgevoeliger.
Nalevingsautomatisering is dus belangrijk om ervoor te zorgen dat de naleving van wet- en regelgeving beheersbaar blijft en dat de kwaliteit ervan ook goed blijft.
De belangrijkste voordelen van compliance-automatisering
Het belangrijkste voordeel van compliance-automatisering staat op de eerste plaats tijd besparen. Er zijn processen die je kunt automatiseren en die anders door mensen worden uitgevoerd. Zeker als dit processen vaker en periodiek plaatsvinden. Dan kun je veel tijd besparen door deze te automatiseren.
Een ander belangrijk voordeel van compliance-automatisering is dat het de kwaliteit van de naleving. Als je mensen die controles hebt uitgevoerd, is de kans op fouten vrij groot. Mensen zijn misschien afgeleid of hebben ander werk waar ze het onder druk mee hebben. Er is dus een kans dat de controle niet wordt uitgevoerd. Er is ook een kans dat de controle niet volledig wordt uitgevoerd.
Compliance automation heeft dit verloren door automatische en periodieke controles.
Hoe verbetert de efficiëntie van compliance-automatisering?
Compliance-automatisering verbetert ook de efficiëntie omdat u processen altijd op dezelfde manier uitvoert. Er treden dus geen fouten op. Zo heb je ook altijd hetzelfde resultaat.
Een andere manier waarop compliance-automatisering de efficiëntie verbetert, is omdat u veel vaker controles kunt uitvoeren. U kunt bijvoorbeeld elk kwartaal iemand een controle laten uitvoeren omdat dit past in het werkschema van die persoon.
Maar als je zo'n proces automatiseert, kun je de controle niet zo goed dagelijks doen. Op die manier kom je er ook veel sneller achter of het beleid wordt niet gevolgd.
Hier zijn drie standaardsituaties die met compliance-automatisering heel goed kunnen worden verbeterd.
1. Nalevingsautomatisering: nieuwe leveranciers
Een voorbeeld van een compliance-proces dat je goed kunt automatiseren is de werving van nieuwe leveranciers. Als er een nieuwe leverancier is, moeten er allerlei controles worden uitgevoerd. Om dat te automatiseren, kunt u op het moment dat een leverancier aan uw ERP-systeem wordt toegevoegd, iets laten activeren in onze applicatie IsoPlanner.
Iemand krijgt bijvoorbeeld een melding en controleert of de leverancier zelf een ISO-certificaat heeft, of gegevens op de juiste locatie opslaat.
Je kunt zo'n taak automatisch activeren voor een bepaalde persoon. Idealiter gebruik je communicatiekanalen zoals een Teams-melding voor een trigger. Zo bent u er zeker van dat de controle wordt uitgevoerd. Want als dat niet het geval is, wordt er een nieuwe melding naar een andere persoon geactiveerd.
2. Nalevingsautomatisering: onboarding van nieuwe medewerkers
Een ander voorbeeld van een proces dat je goed kunt automatiseren is de onboarding van nieuwe medewerkers. Voor elke nieuwe medewerker die de organisatie binnenkomt, moet je verschillende dingen doen. Overweeg een antecedentenonderzoek, het aanvragen van een Verklaring van Goed Gedrag of het aanmaken van bepaalde accounts.
Op het moment dat je een nieuwe medewerker in het systeem aanmaakt, kun je een trigger toevoegen die ervoor zorgt dat een collega meerdere controles uitvoert. Die vervolgens het resultaat vastlegt in een bestand om aan te tonen dat je de controle hebt voltooid.
3. Nalevingsautomatisering: klanttevredenheid
Klanttevredenheidsvragen is een ander proces dat je goed kunt automatiseren. Als u bijvoorbeeld enquêtes van uw klanten stuurt waarin u vraagt hoe tevreden ze zijn over uw diensten, dan slaat u die informatie op in IsoPlanner. Dit geeft je inzicht in de scores die je klanten je over een langere periode geven.
Daarnaast is het relatief eenvoudig om een trigger in te stellen als de waarde onder een bepaald gemiddelde zakt, zodat je actie kunt ondernemen om die tevredenheid te verhogen.
Is uw organisatie klaar voor automatisering van compliance?
Heb je je ooit afgevraagd of is jouw organisatie klaar voor compliance-automatisering? Bekijk vervolgens hoeveel tijd het u momenteel kost om ervoor te zorgen dat u aan een bepaald beleid voldoet. Hoeveel tijd besteden werknemers aan al die controles die ze periodiek moeten uitvoeren?
Als je ontdekt dat dit een aanzienlijke tijdsinvestering vergt, dan is de conclusie dat je klaar bent om dergelijke processen te automatiseren. En daarmee tijdwinst boeken.
Een andere indicatie is als je merkt dat medewerkers controles moeten uitvoeren, maar in de praktijk gebeurt dit niet. Of het gebeurt te weinig of niet helemaal. Dat is ook een goede reden om te beginnen met procesautomatisering.
Tips om aan de slag te gaan met compliance-automatisering
Ga je aan de slag met compliance-automatisering? Houd er dan rekening mee dat uw organisatie over de systemen beschikt om te automatiseren.
Vaak wilt u een systeem waarin u de resultaten vastlegt van al die controles die u uitvoert. Denk bijvoorbeeld aan een systeem als IsoPlanner. Daarmee haal je alle relevante informatie op en leg je die vast in bestanden. Het grote voordeel? Op deze manier kun je een auditor ook het resultaat van al die geautomatiseerde processen laten zien.
Natuurlijk heb je ook de mensen en capaciteit nodig om die processen te automatiseren. Dit is een ander soort werk dan de naleving zelf. Je hebt interne of externe mensen nodig om deze geautomatiseerde processen te richten.
Het is aan te raden om eerst te controleren welke processen nu handmatig worden uitgevoerd. Waar controleren mensen - periodiek of vaker - of iets wordt nageleefd? Neem het voorbeeld van het onboarden van een nieuwe medewerker die verschillende fasen doorloopt. Welke controles vinden handmatig plaats?
Daarnaast moet u weten welke van die stappen interageren met welke systemen. En hoe je die systemen met elkaar verbindt.
Lees ook: Compliance-automatisering: uitdagingen, praktische tips en KPI's
Conclusie
Kortom, compliance-automatisering is essentieel voor bedrijven die efficiënt willen voldoen aan (veranderende) wet- en regelgeving. Omdat interne en externe informatiebeveiligingsvereisten steeds complexer worden. De belangrijkste voordelen van compliance-automatisering zijn tijdwinst en verbeterde kwaliteit van de naleving.
Of uw organisatie klaar is voor compliance-automatisering hangt af van de hoeveelheid tijd die momenteel wordt besteed aan nalevingsaudits en of er ruimte is voor verbetering. Een goede aanpak is om te beginnen met het identificeren van processen die nu handmatig worden uitgevoerd en in kaart te brengen over welke systemen het gaat.
