Was genau ist Compliance-Automatisierung? Warum ist sie wichtig für Unternehmen? Und was sind die tatsächlichen Vorteile davon?
Bei der Einhaltung von Richtlinien geht es um die Einhaltung von Richtlinien, die Sie selbst erstellt haben. Oder vielleicht zu Anforderungen, die externe Parteien an Sie stellen. Es kann sich auch um einen Rahmen für die Informationssicherheit handeln, den Sie einhalten möchten.
Bei der Automatisierung geht es um die Automatisierung der Prozesse, mit denen Sie die Einhaltung dieser Richtlinien sicherstellen.
Die Automatisierung der Einhaltung von Vorschriften ist für Unternehmen wichtig, da die Anforderungen steigen. Sowohl extern als auch intern ist es für Unternehmen immer wichtiger, dass Informationen innerhalb eines Unternehmens ordnungsgemäß gesichert sind.
Zu diesem Zweck erstellen Unternehmen Richtlinien, die eingehalten werden müssen. Und all diese Stichprobenkontrollen, um zu überprüfen, ob Ihre Richtlinien eingehalten werden, nehmen immer mehr Zeit in Anspruch. Und es wird immer fehleranfälliger.
Daher ist die Automatisierung der Einhaltung von Vorschriften wichtig, um sicherzustellen, dass die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften überschaubar bleibt und dass auch die Qualität gut bleibt.
Der Hauptvorteil der Compliance-Automatisierung ist in erster Linie spart Zeit. Es gibt Prozesse, die Sie automatisieren können und die ansonsten von Menschen ausgeführt werden. Vor allem, wenn es sich um Prozesse handelt, die häufiger und in regelmäßigen Abständen stattfinden. Dann können Sie viel Zeit sparen, indem Sie diese automatisieren.
Ein weiterer wichtiger Vorteil der Compliance-Automatisierung besteht darin, dass sie die Qualität der Einhaltung. Wenn Sie Leute haben, die Überprüfungen durchführen, ist die Wahrscheinlichkeit von Fehlern ziemlich hoch. Die Leute sind vielleicht abgelenkt oder haben andere Aufgaben, mit denen sie beschäftigt sind. Es besteht also die Möglichkeit, dass die Überprüfung nicht durchgeführt wird. Es besteht auch die Möglichkeit, dass die Überprüfung nicht vollständig durchgeführt wird.
Die Compliance-Automatisierung löst dieses Problem durch automatische und regelmäßige Überprüfungen.
Die Compliance-Automatisierung verbessert auch die Effizienz, da Sie Prozesse immer auf die gleiche Weise ausführen. Es treten also keine Fehler auf. Auf diese Weise haben Sie auch immer das gleiche Ergebnis.
Eine weitere Möglichkeit, wie die Compliance-Automatisierung die Effizienz verbessert, besteht darin, dass Sie Prüfungen viel häufiger durchführen können. Sie könnten beispielsweise jedes Quartal jemanden eine Überprüfung durchführen lassen, weil dies in den Arbeitsplan dieser Person passt.
Aber wenn Sie einen solchen Prozess automatisieren, können Sie den Check genauso gut täglich durchführen. Auf diese Weise finden Sie auch viel schneller heraus, ob Richtlinien nicht befolgt werden.
Hier sind drei Standardsituationen, die durch Compliance-Automatisierung sehr gut verbessert werden können.
Ein Beispiel für einen Compliance-Prozess, den Sie gut automatisieren können, ist die Rekrutierung neuer Lieferanten. Wenn es einen neuen Lieferanten gibt, müssen alle Arten von Prüfungen durchgeführt werden. Um das zu automatisieren, können Sie in dem Moment, in dem ein Lieferant zu Ihrem ERP-System hinzugefügt wird, etwas in unserer Anwendung IsoPlanner auslösen lassen.
Beispielsweise wird jemand benachrichtigt und prüft, ob der Lieferant selbst über ein ISO-Zertifikat verfügt oder Daten am richtigen Ort speichert.
Sie können eine solche Aufgabe automatisch für eine bestimmte Person auslösen. Idealerweise nutzt du Kommunikationskanäle wie eine Teams-Benachrichtigung für einen Auslöser. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass die Überprüfung durchgeführt wird. Denn wenn nicht, löst das eine weitere Benachrichtigung an eine andere Person aus.
Ein weiteres Beispiel für einen Prozess, den Sie gut automatisieren können, ist das Onboarding neuer Mitarbeiter. Für jeden neuen Mitarbeiter, der in die Organisation einsteigt, müssen Sie mehrere Dinge tun. Erwägen Sie eine Zuverlässigkeitsüberprüfung, die Beantragung eines Führungszeugnisses oder die Einrichtung bestimmter Konten.
In dem Moment, in dem Sie einen neuen Mitarbeiter im System erstellen, können Sie einen Auslöser hinzufügen, der einen Kollegen veranlasst, mehrere Prüfungen durchzuführen. Dieser zeichnet dann das Ergebnis in einer Datei auf, um zu zeigen, dass Sie die Prüfung abgeschlossen haben.
Die Anforderung von Kundenzufriedenheit ist ein weiterer Prozess, den Sie gut automatisieren können. Wenn Sie Ihren Kunden beispielsweise Umfragen senden, in denen Sie fragen, wie zufrieden sie mit Ihren Dienstleistungen sind, speichern Sie diese Informationen in IsoPlanner. Auf diese Weise erhalten Sie einen Einblick in die Bewertungen, die Ihre Kunden Ihnen über einen längeren Zeitraum geben.
Darüber hinaus ist es relativ einfach, einen Auslöser festzulegen, wenn der Wert unter einen bestimmten Durchschnitt fällt, sodass Sie Maßnahmen ergreifen können, um diese Zufriedenheit zu erhöhen.
Haben Sie sich jemals gefragt, ob Ihr Unternehmen für die Compliance-Automatisierung bereit ist? Schauen Sie sich dann an, wie viel Zeit Sie derzeit benötigen, um die Einhaltung einer bestimmten Richtlinie sicherzustellen. Wie viel Zeit verbringen die Mitarbeiter mit all den Kontrollen, die sie regelmäßig durchführen müssen?
Wenn Sie feststellen, dass dies einen erheblichen Zeitaufwand erfordert, können Sie zu dem Schluss kommen, dass Sie bereit sind, solche Prozesse zu automatisieren. Und so profitieren Sie davon, Zeit zu gewinnen.
Ein weiterer Hinweis ist, wenn Sie feststellen, dass Mitarbeiter Kontrollen durchführen sollten, dies in der Praxis jedoch nicht der Fall ist. Oder es passiert zu wenig oder nicht vollständig. Das ist auch ein guter Grund, mit der Prozessautomatisierung zu beginnen.
Beginnen Sie gerade mit der Compliance-Automatisierung? Denken Sie dann daran, dass Ihr Unternehmen über die für die Automatisierung erforderlichen Systeme verfügt.
Oft benötigen Sie ein System, in dem Sie die Ergebnisse all Ihrer Prüfungen aufzeichnen. Stellen Sie sich zum Beispiel ein System wie IsoPlanner vor. Damit rufen Sie alle relevanten Informationen ab und zeichnen sie in Dateien auf. Der große Vorteil? Auf diese Weise können Sie einem Auditor auch das Ergebnis all dieser automatisierten Prozesse zeigen.
Natürlich benötigen Sie auch die Mitarbeiter und Kapazitäten, um diese Prozesse zu automatisieren. Das ist eine andere Art von Arbeit als die Einhaltung von Vorschriften an sich. Sie benötigen interne oder externe Mitarbeiter, um diese automatisierten Prozesse einzurichten.
Es ist ratsam, zunächst zu überprüfen, welche Prozesse jetzt manuell ausgeführt werden. Wo überprüfen die Leute — regelmäßig oder häufiger —, ob etwas eingehalten wird? Nehmen wir als Beispiel das Onboarding eines neuen Mitarbeiters, der mehrere Phasen durchläuft. Welche Prüfungen finden manuell statt?
Darüber hinaus müssen Sie wissen, welche dieser Schritte mit welchen Systemen interagieren. Und wie Sie diese Systeme verbinden.
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Kurz gesagt, die Compliance-Automatisierung ist für Unternehmen unerlässlich, die (sich ändernde) Gesetze und Vorschriften effizient einhalten wollen. Weil interne und externe Anforderungen an die Informationssicherheit immer komplexer werden. Die Hauptvorteile der Compliance-Automatisierung sind Zeitersparnis und eine verbesserte Compliance-Qualität.
Ob Ihr Unternehmen für die Compliance-Automatisierung bereit ist, hängt davon ab, wie viel Zeit derzeit für Compliance-Audits aufgewendet wird und ob Verbesserungspotenzial besteht. Ein guter Ansatz besteht darin, zunächst Prozesse zu identifizieren, die jetzt manuell ausgeführt werden, und abzubilden, welche Systeme daran beteiligt sind.
Ivar van Duuren ist Mitbegründer von IsoPlanner. Er hat Erfahrung mit dem fragmentierten ISO-Zertifizierungsansatz mit separaten Dokumenten und dem Druck, dies innerhalb einer bestimmten Frist zu tun.
Ein einfacheres System, das einen Überblick und Einblick in die erforderlichen Maßnahmen und Planungen bot, war die Antwort auf diese Frustration. Mit seiner einzigartigen Integration mit Microsoft Outlook und Microsoft Teams bietet IsoPlanner ein einfaches und übersichtliches Tool für Zertifizierungsprozesse.
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