Ein Compliance-Bericht hat genau zwei Zielgruppen, und diese haben unterschiedliche Anforderungen.
Ihr Management möchte wissen, ob das Programm auf Kurs ist und wo Risiken bestehen. Kurz, vergleichbar und ehrlich bei Verzögerungen. Ihr Auditor möchte nachweisen, dass eine Kontrolle durchgeführt wurde – mit Datum und entsprechenden Belegen. Keine Zusammenfassung.
Die meisten Probleme beim Reporting entstehen, wenn man versucht, beide Zielgruppen mit einem einzigen Dokument zu bedienen. Ein Board-Bericht voller Audit-Details wird nur überflogen. Eine Audit-Akte, die aus Board-Folien besteht, wird abgelehnt.
Compliance-Tools beantworten Reporting-Anfragen meist mit einem Prozentsatz und einem Kreisdiagramm. Das ist für die Person, die das Programm täglich betreut, zwar nützlich, aber es ist kein Bericht.
Ein Auditor kann keinen Screenshot eines Erfüllungsgrades akzeptieren. Die Frage ist immer spezifischer: Zeigen Sie mir diese Kontrolle, zeigen Sie mir, dass sie im März lief, zeigen Sie mir, wer sie geprüft hat. Das erfordert Datensätze mit Datum und Verantwortlichen, keine aggregierten Werte.
Und auch das Board benötigt keine aggregierten Daten. Es muss wissen, was sich seit dem letzten Mal geändert hat, wo Fristen gefährdet sind und welche Entscheidungen anstehen. Ein Wert von 94 %, der im letzten Quartal bei 93 % lag, bietet keine Grundlage für konkrete Maßnahmen.
Die ehrliche Lösung besteht daher aus drei Ausgaben auf Basis eines Datensatzes: eine fortlaufende Management-Zusammenfassung, eine Nachweisdatei pro Framework und eine Ausnahmeliste. Letztere ist das Einzige, was wirklich genau gelesen wird.
Reporting scheitert viel häufiger an der Frequenz als am Format. Ein monatlicher Board-Bericht, für den niemand Zeit hat, wird zu einem Quartalsbericht, der in der Nacht zuvor zusammengeschustert wird.
Für ein Team von ein oder zwei Personen, die Compliance neben ihrer eigentlichen Tätigkeit betreuen, funktioniert dieser Ansatz: Ausnahmen werden monatlich geprüft – das dauert 15 Minuten, da es sich um eine Liste überfälliger Punkte handelt. Eine Management-Zusammenfassung erfolgt quartalsweise, abgestimmt auf bestehende Meetings statt auf neue Termine. Die Nachweisdatei wird kontinuierlich geführt, da sie ein Nebenprodukt der täglichen Arbeit ist und nicht erst mühsam zusammengestellt werden muss.
Eine einzige Regel macht den Unterschied. Wer für eine Kontrolle verantwortlich ist, besitzt auch deren Nachweise in dem Moment, in dem sie entstehen. Nachtschichten entstehen meist dann, wenn Nachweise erst kurz vor einem Audit mühsam zusammengetragen werden – und genau dann werden Lücken entdeckt, die sich nicht mehr rechtzeitig schließen lassen.
Bestimmen Sie einen Verantwortlichen für den Bericht selbst, nicht nur für die Kontrollen. Berichte ohne festen Verantwortlichen? Das sind die, die irgendwann einfach im Sande verlaufen.
Dass die Berichterstattung oft zu einem riesigen Projekt ausartet, liegt meist daran, dass die Nachweise an einem anderen Ort gespeichert sind als der Bericht selbst.
ISOPlanner™ läuft direkt in Microsoft 365. Kontrollen, Risiken, Lieferanten und Nachweise befinden sich also in dem Tenant, bei dem sich Ihr Team ohnehin anmeldet. Die Management-Ansicht und die Ausnahmeliste werden direkt aus diesen Datensätzen gespeist – statt aus einer Kopie, die ständig synchronisiert werden muss. Zudem erscheinen sie in Teams direkt neben der eigentlichen Arbeit, statt hinter einem separaten Login versteckt zu sein.
Damit entfällt der Schritt, bei dem jemand Daten exportieren, einfügen und abgleichen muss. Gleichzeitig vermeiden Sie die Fehlerquelle, die dieser Prozess mit sich bringt: einen Bericht, der nur am Tag seiner Erstellung aktuell war und danach sofort veraltet ist.
Der Test ist simpel: Wenn die Erstellung Ihres Quartalsberichts länger als eine Stunde dauert, erstellen Sie keinen Bericht, sondern leisten Wiederaufbauarbeit. Optimieren Sie den Ort, an dem die Nachweise liegen, und die Berichterstattung hört auf, Arbeit zu sein.
Log in to your ISOPlanner™ workspace, or start a free trial.
Log in Start your free trial