ISO-certificering is een vrijwillig proces waarmee organisaties kunnen aantonen dat ze zich inzetten voor kwaliteits- en veiligheidsnormen. De Internationale Organisatie voor Standaardisatie (ISO) is een wereldwijd bestuursorgaan dat normen vaststelt, naast andere kwaliteits-, veiligheids- en milieubeschermingsnormen.
Het is een manier voor organisaties om hun toewijding aan het produceren van veilige producten of diensten te tonen en tegelijkertijd de klanttevredenheid te waarborgen. Het kan ook een marketinginstrument zijn om een bedrijf te onderscheiden van zijn concurrenten.
Als een organisatie ervoor kiest om gecertificeerd te worden, volgt een heel proces met veel verschillende partijen en stappen. Om ervoor te zorgen dat aan de definitieve criteria wordt voldaan, huurt een bedrijf gewoonlijk een auditor in om de toepassing van de standaard te verifiëren en te certificeren dat aan deze is voldaan.
In dit artikel bespreken we de rol van een auditor bij ISO-certificering.
Welke partijen zijn betrokken bij de ISO-certificering?
Het proces om een ISO-certificering te behalen vereist dat verschillende partijen samenwerken om één doel te bereiken. Dit omvat ten minste het management dat verantwoordelijk is voor het opstellen van beleid en procedures. Daarnaast zijn interne medewerkers betrokken die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van dat beleid. Zoals beveiligingsbeambten of kwaliteitsmedewerkers. Maar ook externe consultants die adviseren over hoe de organisatie het beste aan die vereisten kan voldoen, maken deel uit van dit proces. Daarnaast zijn er externe dienstverleners zoals auditors die speciaal zijn ingehuurd om te beoordelen of de organisatie voldoet aan de vereisten.
Deze auditor bezoekt de organisatie gedurende meerdere dagen, weken of maanden, afhankelijk van de omvang en complexiteit. Tijdens deze bezoeken beoordeelt de auditor of aan alle vastgestelde criteria is voldaan. Wat is de rol van een auditor bij ISO-certificering? Een auditor speelt een cruciale rol in het streven van een organisatie naar ISO-certificering. De taak van een auditor is grofweg tweeledig. Eerst bekijken ze bestaande processen binnen de organisatie om te bepalen of ze voldoen aan vastgestelde criteria. Ten tweede controleren ze of alles in de verstrekte documentatie daadwerkelijk overeenkomt met de praktijk.
Wat is de rol van een auditor bij ISO-certificering?
Een auditor speelt een cruciale rol in het streven van een organisatie naar ISO-certificering. De taak van een auditor is grofweg tweeledig. Eerst bekijken ze bestaande processen binnen de organisatie om te bepalen of ze voldoen aan vastgestelde criteria. Ten tweede controleren ze of alles in de verstrekte documentatie daadwerkelijk overeenkomt met de praktijk.
Auditors zorgen voor onafhankelijk toezicht op de manier waarop dingen daadwerkelijk worden gedaan. Ze bieden waardevol inzicht in gebieden waar verbetering nodig is om aan de norm te voldoen. Dit kan betekenen dat aanvullende training vereist is of dat er aanvullende controles nodig zijn. Deze aanpassingen leiden uiteindelijk tot het succesvol behalen van de gewenste ISO-certificering, of het nu gaat om de 9001-, 14001- of de 27001-serie.
De 5 belangrijkste taken van een auditor
1. Nalevingscontrole
De primaire verantwoordelijkheid van een auditor is dus om te controleren of een organisatie voldoet aan internationale normen of voorschriften. Tijdens een auditproces moet de auditor documenten en dossiers met betrekking tot elke vereiste beoordelen en bepalen of ze al dan niet aan die vereisten voldoen. Dit omvat het evalueren van de manier waarop processen worden uitgevoerd en het bepalen of er wijzigingen nodig zijn voor naleving.
2. Onderzoekprocedures
Een auditor moet ook de bestaande procedures die binnen de organisatie worden gebruikt, beoordelen en aanbevelingen doen voor eventuele verbeteringen. Dit omvat bijvoorbeeld het onderzoeken van bestaande systemen en het beoordelen van de effectiviteit ervan. Maar ook het toetsen aan de huidige wetgeving en het identificeren van mogelijke risico's.
3. Rapporten maken
Na afronding van het auditproces stelt een auditor een rapport op met bevindingen en aanbevelingen op basis van de analyse van de processen, procedures, documenten en dossiers. Het is belangrijk dat deze rapporten gedetailleerd en toch beknopt zijn, zodat ze door individuen op alle niveaus van een organisatie kunnen worden begrepen. Deze verslagen leveren ook bewijs voor de observaties van de auditor tijdens het beoordelingsproces.
4. Overleg met het management
Het is essentieel dat auditors bij het uitvoeren van een audit overleg plegen met het management en de directeuren, vooral als maatregelen van het management vereist zijn. Dit stelt auditors in staat om eventuele problemen beter te begrijpen. En het geeft managers waardevolle feedback over gebieden waar verbetering mogelijk is.
5. Prestatiemonitoring
Het beheersen van de prestaties van de organisaties ligt in de eerste plaats bij de organisatie zelf. Een externe accountant controleert dit maximaal één keer per jaar. Naast de externe auditor is er vaak ook een interne auditor. Dit kan een medewerker zijn of een ingehuurde auditor die tussentijds controleert of de organisatie voldoet aan alle eisen van de norm en de zelf opgelegde eisen. Dit kan één keer per jaar zijn of bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal, wanneer een subonderwerp aan een interne audit wordt onderworpen.
Wat zijn de kosten voor een auditor met ISO-certificering?
De kosten voor het inhuren van een auditor zijn afhankelijk van verschillende factoren, zoals complexiteit vanwege de omvang, de omvang van het project of branchespecifieke kwesties. De geografische locatie speelt ook een rol.
Daarnaast is natuurlijk een gekwalificeerde professional vereist die voldoende ervaring heeft om opdrachten correct en binnen een redelijke termijn uit te voeren. Dit voorkomt onnodige tijdverspilling en draagt bij aan een goed gepland en efficiënt beoordelingsproces door de auditor. Sommige auditors bieden kortingen aan als meerdere locaties of locaties een audit vereisen.
Over het algemeen variëren de kosten van $2.000 tot $15.000, afhankelijk van een aantal factoren:
- De omvang van de werkzaamheden die vereist zijn.
- De voorbereidingstijd van de auditor voor het verzamelen van relevante informatie.
- De tijd die nodig is om deze informatie te analyseren en de meest geschikte corrigerende maatregelen te ontwikkelen.
- Begeleiden van noodzakelijke acties door werknemers.
- Achteraf controleren of alles voldoet aan de vereiste specificaties.
- Kosten voor het eindrapport met alle conclusies en aanbevelingen.
- Mogelijke reiskosten afhankelijk van de geografische locatie van de locatie.
Conclusie
Kortom, inzicht in de rol van een auditor in een ISO-certificeringsproces en weten welke kosten hieraan verbonden zijn, helpt bij het besluitvormingsproces. En stelt je in staat om weloverwogen keuzes te maken om doelen efficiënt en effectief te bereiken.
