Als het gaat om informatiebeveiliging, zijn er verschillende maatregelen die een organisatie kan nemen om ervoor te zorgen dat gevoelige informatie veilig blijft. Twee van deze maatregelen zijn de Clean Desk Policy en de Clear Screen Policy.

In dit artikel gaan we dieper in op wat deze beleidsmaatregelen omvatten en waarom ze zo belangrijk zijn voor informatieveiligheid op de werkplek.

Waarom is een Clean Desk Policy belangrijk?

Een Clean Desk Policy is belangrijk omdat het bijdraagt aan een georganiseerde en efficiënte werkomgeving. Een opgeruimde werkplek zorgt ervoor dat medewerkers gemakkelijk vinden wat ze nodig hebben en dit verhoogt de productiviteit. Daarnaast draagt een schone werkplek ook bij aan de professionele uitstraling van het bedrijf.

Een Clean Desk Policy helpt ook bij het waarborgen van de privacy en veiligheid van gevoelige informatie. Door documenten en andere fysieke materialen te verwijderen of op te bergen als ze niet in gebruik zijn, verminder je het risico op diefstal of ongewilde toegang tot vertrouwelijke informatie.

Waarom is een Clear Screen Policy belangrijk?

Een Clear Screen Policy is net zo belangrijk als een Clean Desk Policy. Het handhaven van deze policy zorgt ervoor dat computer- en telefoonschermen zijn vergrendeld of uitgeschakeld als medewerkers hun werkplek verlaten. Dit is essentieel om de privacy en veiligheid van gegevens te waarborgen.

Een openstaand of onbeveiligd scherm kan gevoelige informatie onbedoeld blootstellen aan onbevoegden. Hierdoor wordt het bedrijf kwetsbaar voor datalekken of cyberaanvallen. Een Clear Screen Policy zorgt ervoor dat medewerkers zich bewuster zijn van dit risico en de verantwoordelijkheid nemen voor het beschermen van bedrijfsinformatie.

Tips bij het invoeren van een Clean Desk Policy en Clear Screen Policy

1. Communiceer duidelijk

Zorg ervoor dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de Clean Desk Policy en Clear Screen Policy. Communiceer regelmatig over de voordelen en verwachtingen rondom dit beleid.

2. Bied training aan

Geef medewerkers training over hoe ze hun werkplekken moeten organiseren en hoe ze hun schermen kunnen vergrendelen of uitschakelen.

3. Maak opruimen eenvoudig

Zorg voor voldoende opbergmogelijkheden, zoals archiefkasten, lades en digitale opslagruimte. Dit stelt medewerkers in staat om gemakkelijk items op te bergen als deze niet in gebruik zijn.

4. Motiveer met beloningen

Stel beloningen in het vooruitzicht voor medewerkers die consistent voldoen aan het beleid. Dit kan variëren van kleine incentives tot erkenning binnen het bedrijf.

5. Monitor en handhaaf

Houd regelmatig toezicht op de naleving van het beleid en grijp in waar nodig. Zorg ervoor dat er consequenties zijn voor het niet opvolgen van het beleid.

6. Zorg voor technische ondersteuning

Zorg ervoor dat medewerkers de juiste tools hebben om hun schermen gemakkelijk te vergrendelen of uit te schakelen. Denk aan sneltoetsen of automatische vergrendeling na een bepaalde periode van inactiviteit.

7. Betrek het management

Het management moet het goede voorbeeld geven door zelf een opgeruimde werkplek te behouden en consequent het beleid na te leven.

8. Evalueer en verbeter

Regelmatige evaluatie van de effectiviteit van het beleid is essentieel. Verzamel feedback van medewerkers en pas waar nodig aan om continu verbetering te garanderen.

9. Promoot bewustwording

Organiseer bewustwordingscampagnes over het belang van het beleid. Gebruik posters, nieuwsbrieven of intranet om medewerkers regelmatig aan het beleid te herinneren.

10. Wees flexibel maar duidelijk

Pas het beleid aan de specifieke behoeften van jouw organisatie aan, maar zorg ervoor dat het duidelijk en afdwingbaar is.

Lees ook: Tips bij het opstellen van informatiebeveiligingsbeleid

Conclusie

Het invoeren van een Clean Desk Policy en Clear Screen Policy kan even wennen zijn voor medewerkers. Maar met de juiste communicatie, training en ondersteuning draagt het bij aan een betere organisatie, productiviteit en veiligheid binnen jouw bedrijf.

Een Clean Desk Policy en Clear Screen Policy zijn onderdeel van ISO 27001 – 2022 certificering. Deze certificering biedt een gedegen kader om aan alle wet- en regelgeving te voldoen en om gegevensbescherming naar een hoger plan te tillen.

Hulp nodig bij het implementeren van ISO 27001 certificering?

Heb je hulp nodig bij het nemen van maatregelen om aan de ISO 27001 certificering te voldoen? ISOPlanner voorkomt financiële en reputatieschade door organisaties op een laagdrempelige manier te helpen om aan steeds complexere wet- en regelgeving te voldoen.