Een verklaring van toepasselijkheid (VvT) is een document dat wordt gebruikt om de relevantie en de mate van naleving van bepaalde normen en standaarden binnen een organisatie vast te stellen. Het wordt vaak opgesteld in het kader van certificeringstrajecten, zoals ISO-certificeringen.

Wat is het verschil met een conformiteitsverklaring?

Een conformiteitsverklaring heeft betrekking op de naleving van specifieke wettelijke of regelgevende vereisten. Terwijl een verklaring van toepasselijkheid meer gericht is op vrijwillige normen en standaarden.

Een conformiteitsverklaring wordt bijvoorbeeld afgegeven door een fabrikant om aan te tonen dat zijn product voldoet aan alle relevante veiligheids- en kwaliteitseisen.

Maar een VvT wordt gebruikt om aan te tonen dat een organisatie voldoet aan specifieke eisen op het gebied van informatiebeveiliging, milieubeheer of kwaliteitsmanagement.

Wanneer is een VvT van toepassing?

Een VvT is met name relevant in situaties waarin een organisatie streeft naar certificering volgens bepaalde normen en standaarden. Het is dan een hulpmiddel om de huidige situatie van de organisatie te evalueren ten opzichte van de vereisten van de norm. En om mogelijke lacunes in de naleving te identificeren.

Op basis van deze evaluatie is het vervolgens eenvoudiger om maatregelen te nemen om aan alle vereisten te voldoen.

Voor welke organisaties is een VvT van belang?

Een verklaring van toepasselijkheid is met name relevant voor organisaties die streven naar certificering volgens specifieke normen en standaarden. Dit zijn zowel kleine als grote bedrijven, actief in verschillende sectoren, zoals IT, gezondheidszorg, productie, dienstverlening en andere branches.

Door het opstellen van een VvT is het eenvoudiger om aan klanten, partners en andere belanghebbenden aan te tonen dat de organisatie aan bepaalde normen voldoet. Het is dan ook een waardevol instrument om het vertrouwen in de organisatie te vergroten en nieuwe zakelijke kansen te creëren.

Bovendien helpt een VvT bij het identificeren en beheren van risico's binnen de organisatie, waardoor deze beter voorbereid is op mogelijke bedreigingen.

Het verband tussen een VvT en ISO 27001 certificering

De VvT speelt een essentiële rol bij het behalen van een ISO 27001 certificering. Het opstellen en implementeren van een gedetailleerde VvT stelt organisaties in staat om aan te tonen dat zij voldoen aan alle relevante vereisten van de ISO 27001 standaard.

Het helpt ook bij het aantonen dat het ISMS effectief is in het identificeren, beoordelen en behandelen van informatiebeveiligingsrisico's.

Tijdens een ISO 27001 audit onderzoekt een certificerende instantie grondig of de organisatie voldoet aan alle vereisten van de standaard. Een goed gepresenteerde en goed onderbouwde VvT vergroot de kansen op succesvolle certificering.

Lees ook: Wat zijn de voordelen van ISMS-software?

Tips bij het implementeren van een verklaring van toepasselijkheid (VvT)

Wil je een verklaring van toepasselijkheid opstellen? Hier vind je 10 tips om je te helpen bij het succesvol implementeren van een verklaring van toepasselijkheid.

1. Ken de relevante normen en standaarden

Voordat je begint met het opstellen van een verklaring van toepasselijkheid, is het essentieel om goed op de hoogte te zijn van de geldende normen en standaarden binnen jouw branche.

Denk hierbij aan ISO-certificeringen, privacyregels zoals GDPR of AVG, maar ook specifieke sectorstandaarden.

2. Bepaal de scope

Een verklaring van toepasselijkheid moet duidelijk aangeven welke delen of processen binnen jouw organisatie worden gedekt. Definieer daarom nauwkeurig de scope voordat je begint met implementeren.

3. Stel een projectteam samen

Het implementeren van een verklaring van toepasselijkheid is vaak een complex proces dat verschillende afdelingen en disciplines binnen jouw organisatie raakt.

Stel daarom een projectteam samen met vertegenwoordigers uit alle relevante domeinen om ervoor te zorgen dat jullie team alle aspecten goed meeneemt.

4. Breng de huidige situatie in kaart

Voordat je wijzigingen doorvoert, is het belangrijk om inzicht te krijgen in de huidige situatie binnen jouw organisatie. Voer een grondige audit uit om te bepalen waar verbeteringen nodig zijn en welke processen al voldoen aan de gestelde normen.

5. Identificeer risico's en kansen

Een verklaring van toepasselijkheid kan ook helpen bij het identificeren van risico's en kansen binnen jouw organisatie. Breng deze duidelijk in kaart en ontwikkel maatregelen om risico’s te beheersen of kansen te benutten.

Lees ook: Tips bij risicobeheersing van bedrijfsmiddelen door ISO 27001

6. Implementeer passende maatregelen

Nadat je de risico's en kansen in kaart hebt gebracht, is het tijd om passende maatregelen te implementeren. Zorg ervoor dat deze maatregelen effectief zijn in het behalen van de gestelde doelen.

7. Communiceer en train medewerkers

Om de verklaring van toepasselijkheid succesvol te implementeren, is het belangrijk om alle medewerkers op de hoogte te brengen van de veranderingen en hen hierin te trainen. Dit vergroot het bewustzijn en de betrokkenheid van het personeel.

8. Bewaak en meet prestaties

Een verklaring van toepasselijkheid is geen eenmalige actie, maar een doorlopend proces. Implementeer een systeem om de prestaties te bewaken en meet regelmatig of je nog steeds aan de gestelde normen voldoet.

9. Zorg voor continue verbetering

Evalueer regelmatig of er ruimte is voor verbetering in jouw processen en maatregelen. Streef naar continue verbetering om zo efficiënt mogelijk aan alle vereisten te voldoen.

10. Laat je certificeren

Als laatste stap kun je overwegen om je organisatie te laten certificeren volgens de geldende normen en standaarden die zijn opgenomen in jouw verklaring van toepasselijkheid. Een certificaat draagt bij aan het opbouwen van vertrouwen bij klanten en stakeholders.

Lees ook: Stappenplan ISO 27001 certificering

Conclusie

Een verklaring van toepasselijkheid is een document dat aantoont dat een organisatie voldoet aan specifieke normen en standaarden. Het verschilt van een conformiteitsverklaring doordat het zich meer richt op vrijwillige normen in plaats van wettelijke vereisten.

Een verklaring van toepasselijkheid is vooral relevant voor organisaties die certificering nastreven en kan helpen bij het verbeteren van vertrouwen, risicobeheer en zakelijke kansen.

Hulp nodig bij het implementeren van ISO 27001 certificering?

Heb je hulp nodig bij het nemen van maatregelen om aan de ISO 27001 certificering te voldoen? ISOPlanner voorkomt financiële en reputatieschade door organisaties op een laagdrempelige manier te helpen om aan steeds complexere wet- en regelgeving te voldoen.