Wat is compliance automation precies? Waarom is het belangrijk voor bedrijven? En wat zijn er eigenlijk de voordelen van?

Wat is compliance automation?

Compliance betekent letterlijk naleving. Dus het gaat om het voldoen aan beleid dat je bijvoorbeeld zelf hebt opgesteld. Of misschien aan eisen die externe partijen aan je stellen. Het kan ook een framework voor informatiebeveiliging zijn waar je zelf aan wilt voldoen.

Automation betreft het automatiseren van die processen waarmee je zorgt dat dit beleid wordt nageleefd. 

Het belang van compliance automation voor bedrijven

Compliance automation is belangrijk voor bedrijven omdat de gestelde eisen steeds meer toenemen. Want extern nemen de gestelde eisen toe. Maar ook bedrijven zelf vinden het steeds belangrijker dat bijvoorbeeld informatie binnen een bedrijf goed wordt beveiligd.

Daarvoor stellen bedrijven beleid op dat nageleefd moet worden. En al die steekproefcontroles om te checken of je beleid wordt nageleefd, kosten steeds meer tijd. En het wordt steeds foutgevoeliger.

Dus compliance automation is belangrijk om ervoor te zorgen dat de naleving van wet- en regelgeving beheersbaar blijft en dat de kwaliteit daarvan ook goed blijft.

De belangrijkste voordelen van compliance automation

Het belangrijkste voordeel van compliance automation is allereerst tijdbesparing.Het gaat dan om processen die je kunt automatiseren die anders door mensen worden uitgevoerd. En zeker als dat processen zijn die vaker plaatsvinden op periodieke basis. Dan kun je heel veel tijd besparen door die te automatiseren.

Een ander belangrijk voordeel van compliance automation is dat de kwaliteit van de naleving kwaliteit van de naleving toeneemt.Als je mensen checks laat doen, is de kans op fouten redelijk groot. Mensen zijn misschien afgeleid of hebben ander werk waar ze druk mee zijn. Dus er is sowieso een kans dat de controle niet wordt uitgevoerd. Maar er is ook een kans dat de controle niet volledig wordt uitgevoerd. 

Dat los je op met compliance automation omdat je dan alle periodieke checks geautomatiseerd en steeds op dezelfde wijze uitvoert.

Hoe verbetert compliance automation de efficiency?

Compliance automation verbetert de efficiency doordat je processen altijd op dezelfde manier uitvoert zodat er geen fouten optreden. Zo heb je ook altijd hetzelfde resultaat.

Een andere manier waarop compliance automation de efficiency verbetert, is doordat je checks veel vaker kunt doen. Je kunt iemand bijvoorbeeld ieder kwartaal een controle laten uitvoeren omdat dat in het werkschema van die persoon past. 

Maar als je zo'n proces automatiseert, dan kun je de controle net zo goed dagelijks uitvoeren. Zo kom je er ook veel sneller achter als beleid niet wordt gevolgd. 

Hier vind je drie standaardsituaties die heel goed met compliance automation te verbeteren zijn.

1. Compliance automation bij nieuwe leveranciers

Een voorbeeld van een compliance proces dat je goed kunt automatiseren, is het aantrekken van nieuwe leveranciers. Want als er een nieuwe leverancier is, moeten er allerlei controles plaatsvinden. Om dat te automatiseren kun je op het moment dat een leverancier wordt toegevoegd in een ERP-systeem iets laten triggeren in onze applicatie ISOPlanner. 

Waardoor iemand bijvoorbeeld checkt of de leverancier zelf een ISO-certificaat heeft, of data wel op de juiste locatie opslaat.

Zo'n taak kun je automatisch uitzetten bij zo'n persoon. Idealiter gebruik je daarbij communicatiekanalen zoals een Teams-melding voor een trigger, zodat je zeker weet dat die check wordt uitgevoerd. Want als dat niet gebeurt, dan levert dat weer een andere notificatie op bij een ander persoon.

2. Compliance automation bij het onboarden van nieuwe medewerkers

Een ander voorbeeld van een proces dat je goed kunt automatiseren, is het onboarden van nieuwe medewerkers. Voor iedere nieuwe medewerker die de organisatie binnenkomt, moet je een aantal dingen doen. Denk aan een background check, het opvragen van een Verklaring Goed Gedrag, of het aanmaken van bepaalde accounts.

Op het moment dat je een nieuwe medewerker aanmaakt in het systeem, kun je een trigger toevoegen die ervoor zorgt dat een collega een aantal controles uitvoert. Die daarna het resultaat vastlegt in een dossier om aan te tonen dat je de controle hebt uitgevoerd.

3. Compliance automation bij klanttevredenheid

Ook het opvragen van de klanttevredenheid is een proces dat je goed kunt automatiseren. Stuur je je klanten bijvoorbeeld enquêtes met de vraag hoe tevreden ze zijn met je diensten, dan sla je die informatie op in ISOPlanner. Zodat je ook over een langere periode inzicht hebt in de score die je klanten jou geven.

Daarbij is het relatief eenvoudig om een trigger in te stellen als de waarde onder een bepaald gemiddelde zakt. Zodat je actie kunt ondernemen om die tevredenheid te verhogen.

Is jouw organisatie klaar voor compliance automation?

Vraag je je wel eens af of jouw organisatie klaar is voor compliance automation? Bekijk dan eens hoeveel tijd het jullie nu kost om naleving van een bepaald beleid te waarborgen. Dus hoeveel tijd zijn medewerkers bezig met al die checks die ze periodiek moeten uitvoeren?

Ontdek je nu dat hier een behoorlijke tijdinvestering voor nodig is, dan is de conclusie dat je klaar bent om dergelijke processen te automatiseren. En daar dus tijdvoordeel mee te behalen.

Een andere indicatie is als je bemerkt dat medewerkers eigenlijk checks moeten doen, maar dat dit in de praktijk niet, te weinig of niet volledig gebeurt. Dat is ook een goede aanleiding om te starten met die procesautomatisering.

Tips bij het starten met compliance automation

Ga je aan de slag met compliance automation? Hou er dan rekening mee dat je organisatie de systemen heeft om te automatiseren.

Vaak wil je dan ook een systeem waarin je het resultaat vastlegt van al die checks die je doet. Denk bijvoorbeeld aan een systeem als dat van ISOPlanner. Daarmee haal je al die informatie op en leg je deze vast in dossiers. Het grote voordeel is dat je op deze manier ook aan een auditor kunt laten zien wat het resultaat is van al die geautomatiseerde processen.

Daarnaast heb je natuurlijk ook de mensen en capaciteit nodig om die processen te automatiseren. Het gaat dan om een ander soort werk dan het naleven zelf. Je hebt in- of externe mensen nodig die deze geautomatiseerde processen moeten inrichten.

Het is aan te raden om te starten met het inventariseren van welke processen nu handmatig plaatsvinden. Waar controleren mensen - periodiek of vaker - of iets nageleefd wordt? Denk aan het voorbeeld van onboarding van een nieuwe medewerker die een aantal fases doorloopt. Welke controles vinden handmatig plaats?

Daarnaast moet je weten welke van die stappen welke systemen raakt. En hoe je die systemen met elkaar verbindt.

Conclusie

Kortom, compliance automation is essentieel voor bedrijven die willen voldoen aan (veranderende) wet- en regelgeving op een efficiënte manier. Want de interne en externe informatiebeveiligingseisen worden steeds complexer. De belangrijkste voordelen van compliance automation zijn tijdbesparing en verbeterde kwaliteit van naleving.

Of jouw organisatie klaar is voor compliance automation hangt af van de hoeveelheid tijd die momenteel wordt besteed aan nalevingscontroles en of er ruimte is voor verbetering. Een goede aanpak is om te beginnen met het identificeren van processen die momenteel handmatig worden uitgevoerd en in kaart te brengen welke systemen hierbij betrokken zijn.

Over Ivar van Duuren

Ivar van Duuren is co-founder van ISOPlanner. Vanuit zijn achtergrond had hij ervaring met de versnipperde ISO-certificeringaanpak met losse documenten en de druk om dat binnen een bepaalde deadline te doen.

Een eenvoudiger systeem dat overzicht en inzicht gaf in de benodigde maatregelen en planning was het antwoord op deze frustratie. Door de unieke integratie met Microsoft Outlook en Microsoft Teams, biedt ISOPlanner een eenvoudig en overzichtelijk hulpmiddel tijdens certificeringstrajecten.

Meer tips over compliance automation?

Neem gerust contact met ons op. Wij denken graag met je mee!