Case SalesManager

SalesManager Software is sinds 1989 actief in bedrijfsautomatisering in Nederland. Dat begon met CRM (Customer Relationship Management) voor de ondersteuning van verkoopprocessen. De laatste jaren breidde SalesManager Software dit uit tot een volwaardig ERP-systeem (Enterprise Resource Planning). SalesManager levert hierbij op maat gemaakte aanpassingen. Dit is prettig wanneer een bedrijf een afwijkend bedrijfsmodel heeft, waarbij de standaardsoftware onvoldoende aansluit. Andre Wiersma is business consultant bij SalesManager Software en werkt zowel bij nieuwe projecten, als bij bedrijven die al lang klant zijn. Salesmanager Software groeit mee met bedrijven, en denkt mee in businessconcepten.

Andre Wiersma is business consultant at SalesManager Software and works on new projects as well as on companies that have been customers for a long time. SalesManager Software grows with companies, and thinks along with them in business concepts.

ISOPlanner geeft richting en begeleiding

In 2021 besloot SalesManager Software zich te certificeren voor ISO 9001 en ISO 27001. Begin 2022 werd een voorzichtige start gemaakt, er was geen haast bij. In de zomer van 2022 werd duidelijk, dat er druk achter de ISO-certificering zat vanwege een aanbesteding. De certificering moest afgerond zijn bij de gunning en niet pas bij de start van het project.

SalesManager Software ging op zoek naar een tool én een organisatie die hen bij de hand kon nemen in het certificatieproces. Twee medewerkers met kennis van ISO-certificering keken breed naar een geschikte tool en kwamen uit op ISOPlanner. De keus viel op deze tool, omdat het gevoel bij de organisatie goed was én de ISOPlanner alles bood wat SalesManager Software nodig had. De ISOPlanner bevat de norm, de uitleg en invulling, en uitwerkingen in SharePointdocumenten.

ISOPlanner gaf de juiste denkrichting en hulp bij het uitvoeren van de voorbereiding op de audit. Vanuit de ISO-norm zelf was het niet gelukt om de documenten, die nodig waren voor de audit, te produceren. Het proces verliep snel, door de begeleiding die de tool biedt.

In korte tijd klaar voor de audit

Andre vertelt dat het hard werken was, om er een succesvol traject van te maken. Normaal duurt een traject om tot certificering te komen zeker drie tot zes maanden, zoveel tijd was er niet. Gedurende de zomer werkte Andre met vier collega’s aan het ISO-project, met steun van een extern bureau. Als er vragen waren, kwam er altijd snel antwoord van de medewerkers van ISOPlanner, zij wisten dat er tijdsdruk was en reageerden vlot.

Het was makkelijk om de weg te vinden in de software van ISOPlanner, het vereiste wel training en gewenning. Door het te gebruiken en soms kleine foutjes te maken, ontdekten de medewerkers de juiste aanpak. Zo leerden ze bijvoorbeeld om de integratie met SharePoint sterker te gebruiken.

De twee certificaten (9001 en 27001) zijn min of meer geïntegreerd in de planner. De normering is duidelijk gescheiden, maar andere delen zijn minder gescheiden. Er soms maar één plek om vast te leggen hoe je beantwoordt aan de normering. Andre raadt ISOPlanner aan om de modules te integreren, waarbij de mogelijkheid bestaat om per normering een tabblad, uitleg of link toe te voegen. SalesManager Software koos er nu voor om te linken naar twee verschillende SharePointdocumenten. Dit leidde her en der tot wat onduidelijkheden.

Sinds september 2022 is SalesManager Software B.V. officieel gecertificeerd voor ISO 9001 en ISO 27001. Het bedrijf blijft ISOPlanner gebruiken om de resultaten van taken te verwerken.