Case FinData
FinData is een platform voor financiële productdata. Het zet informatie die banken in pdf aanleveren, bijvoorbeeld rentebladen en voorwaarden, om naar databestanden voor softwarepakketten. Dat doen ze voor alle grote Nederlandse banken.
Wendy Rockx werkt voor Intersoftware Holding, waar Intersoftware en FinData onder vallen. Intersoftware is klant van FinData en gebruikt de data voor de Adviesbox: adviessoftware voor hypotheekadviseurs. Wendy verzorgt company support, HR, officemanagement en risk voor beide bv’s. Ze is betrokken bij de ISO-certificering van zowel FinData als Intersoftware.
ISOPlanner maakt certificering overzichtelijk
Beide bv’s zijn sinds 2020 ISO-27001 gecertificeerd. Voordat Wendy ISOPlanner gebruikte, werkte ze voor FinData met Confluence en stonden er documenten in een SharePoint omgeving.
Intersoftware had tot 1 juli 2022 een riskmanager, ISO-certificering had geen voorrang omdat er vanuit ING -een aandeelhouder- strengere regels gelden dan deze certificering. Overzicht voor ISO ontbrak daardoor.
Wendy en de riskmanager gingen op zoek naar software die overzicht bood. Ze bekeken verschillende pakketten. Ook Ivar van Duuren van ISOPlanner, die eerder voor Intersoftware werkte, vroegen ze om een demo. Hij liet zien hoe het pakket in de praktijk werkt en dat aanpassingen op maat mogelijk zijn.
Alles op één plek bespaart tijd
Intersoftware is in juni 2022 geaudit, volgens de oude werkwijze. Vanaf januari 2022 gebruikt FinData de ISOPlanner en in september 2022 vond de audit plaats. Er was weinig voorbereiding nodig voor deze audit; doordat alles goed is vastgelegd konden medewerkers vragen van de auditor adequaat beantwoorden. Binnen FinData werken er nu vijf mensen met ISOPlanner: Wendy houdt het overzicht, twee van haar collega’s pakken taken op en de directie heeft inzage.
De normen van aandeelhouders en daaraan gekoppelde taken zijn door Wendy toegevoegd aan de ISOPlanner. Deze normen hebben overlap met de ISO-normen. Alles wat met risk te maken heeft, staat nu op één plek, en wordt op die plek bijgewerkt. In de praktijk bespaart dit tijd.
Praktisch en gebruiksvriendelijk
Met vragen of opmerkingen kan Wendy altijd bij ISOPlanner terecht; de medewerkers kijken mee, denken mee en komen met oplossingen. Als iets niet helemaal logisch of praktisch is, passen ze dit aan en nemen ze dit mee in een volgende release. Ze wilde bijvoorbeeld bij de planning van terugkerende taken meer keuze hebben dan de eerste dag van de maand. De dag kan ze nu vrij invullen, bijvoorbeeld de derde donderdag van de maand.
Inmiddels weet Wendy goed hoe ISOPlanner werkt en is deze, na de ISO-audit van Intersoftware in juni, ook gevuld met de documentatie en taken van Intersoftware. Voorheen werden de audits van Intersoftware en FinData onafhankelijk van elkaar gedaan. Vanwege de overlap tussen de twee bv’s op diverse gebieden zoals boekhouding, HR en leveranciers wordt de ISO-certificering per 2023 samengevoegd. De audits voor de productontwikkeling van de verschillende bv’s blijven gescheiden. Werken met ISOPlanner is makkelijk en Wendy verwacht dat het samenvoegen soepel verloopt.